تمامي دانشگاهيان عزيزي كه در قرعه كشي سفر عتبات به عنوان اصلي يا ذخيره اعلام گرديده اند به نكات ذيل توجه فرماييد:
1-    مدارك ذيل را تا تاريخ 20/8/89 آماده فرماييد
الف: گذرنامه زائر و همراهان
ب: كپي شناسنامه و كارت ملي زائر و همراهان
ج:2قطعه عكس 3در4 مشابه عكس گذرنامه زائر و همراهان
د: اصل فيش واريزي«مطابق توضيحات در دفترچه دانلودي عتبات»
2-    تاريخ اعزام كاروان هاي استان به صورت دو كاروان به شرح ذيل مي باشد
الف: كاروان اعزامي در تاريخ 23/9/89 ،شركت ميثاق ،آدرس و تلفن شركت :خرم آباد –بلواروليعصر-روبروي درب نيروي انتظامي-كاروان زيارتي ميثاق   تلفن:3230040-0661
ب:كاوان اعزامي در تاريخ 25/9/89 ،شركت نواي بقيع ،آدرس و تلفن شركت: خرم آباد-خيابان وليعصر-جنب بانك ملت-روبروي بانك ملي  تلفن:3239158-0661
3-    كاروان بندي و مشخص شدن اعزام شما در يكي از تاريخ هاي فوق بعداازطريق همين سايت و ارسال پيامك اطلاع رساني مي گردد.
4-    تاريخ جلسات توجيهي قبل از سفر بعدا اعلام مي گردد
5-    جهت اطلاع قيمت كامل هزينه سفر خود مي توانيد با يكي از دو شركت فوق تماس حاصل فرماييد.
6-    اعزام ذخيره ها در صورت انصراف سهميه اصلي مي باشد و هيچگونه تعهدي نسبت به اعزام آنها نمي باشد ولي ذخيره ها نيز بايد مانند سهميه اصلي تشكيل پرونده داده و كليه مدارك فوق را تهيه نمايند.
7-    در صورت هرگونه سوال مي توانيد با شماره 6200132-0661 تماس حاصل فرماييد. 

1-    آئين نامه دستورالعمل نحوه تشكيل پرونده مدارك عمره دانشگاهيان اعم از اساتيد(اصلي و ذخيره)  ،پسران مجرد(اصلي و ذخيره)  و متاهلين (اصلي و ذخيره)
2-    لازم به ذكر است تمامي سهميه هاي عتبات بعد از معرفي شركت كارگزار از طرف اين شورا مدارك خود را مستقيما به شركت تحويل داده و مدارك آنها به شورا و يا رابطين ارسال نميگردد ،اما زمان دريافت مجوز خروج  از كشور  پسران  در بخش عتبات از تاريخ  10/8/1389 لغايت  15/8/1389 مي باشد كه مدارك (فرم معافيت تتحصيلي و فرم برگه محضري)مورد نياز آنها تا تاريخ مذكور از طرف رابطين به اين شورا جهت دريافت مجوز خروج از كشور ارسال گردد .و اين آيين نامه مربوط به عمره دانشگاهيان مي باشد.

با توجه به مصوبه شوراي سياست گذاري عمره دانشگاهيان ،سهميه توزيع شده بين استان هابر اساس 39 درصد وزارت علوم ،33درصد دانشگاه آزاد ،8درصد وزارت بهداشت و20 درصد ساير موسسات آموزش عالي مي باشد.
نكته1: در بخش متاهلين ،درصد بيشتر از بين كساني است كه هر دو  زوج دانشجو بوده و تاريخ عقد آنها سال هاي 1388و1389 باشد. در بخش اساتيد نيز  درصد بيشتر منتخبين از بين كساني است كه داراي  رتبه دانشيار ،استاديار ويا استاد  بوده ونوع حكم  آنها رسمي وتمام وقت باشد.
نكته2: خواهشمند است بعد از دريافت اسامي سهميه هاي دانشگاه خود اعم از سهميه اصلي و ذخيره با اشخاص انتخاب شده(اصلي و ذخيره) حتما تماس گرفته و ضمن اطلاع رساني به آنها از اعلام نتايج قرعه كشي، زائران محترم(اصلي و ذخيره)از تاريخ 5/8/1389لغايت 9/8/1389 با  مراجعه به سايت www.labbayk.com  نسبت به نهايي كردن ثبت نام عمره خود اقدام نمايند و كد ملي افراد برگزيده پس از نهايي كردن ثبت نام به صورت خودكار به بانك ملت ارسال مي گردد. كليه سهميه ها (اصلي و ذخيره) مي بايست با مراجعه به هريك از شعب بانك ملت در سراسر كشور تا تاريخ 20/8/89 نسبت به افتتاح حساب 000/500/2 ريالي به نام خود و هر
يك از همراهان به عنوان ثبت نام عمره دانشجوئي اقدام نمايند.
نكته3: كليه سهميه هاي عمره اعم از دانشجويان مجرد (اصلي و ذخيره)،متاهلين دونفره و سه نفره(اصلي و ذخيره)،اساتيد(اصلي و ذخيره) براي  افتتاح حساب درشعب بانك ملت تا تاريخ 20/8/1389 مهلت دارند
نكته4:كليه مدارك دانشجويان مجرد (اصلي و ذخيره)،متاهلين دونفره و سه نفره(اصلي و ذخيره)،اساتيد(اصلي و ذخيره) به صورت كامل تا تاريخ  20/9/1389 به آدرس اين شورا از طرف رابطين دانشگاهها بايد ارسال گردد.
نكته5: دانشجوياني كه از معافيت تحصيلي استفاده مي كنند تا تاريخ 20/9/1389 بايد مدارك مورد نياز جهت دريافت مجوز خروج از كشور(فرم معافيت تحصيلي و برگه محضري در دفترچه راهنماي عمره) از طرف دانشگاهها به آدرس اين شورا ارسال گردد.
نكته6:كليه سهميه هاي عمره اعم از دانشجويان مجرد (اصلي و ذخيره)،متاهلين دونفره و سه نفره(اصلي و ذخيره)،اساتيد(اصلي و ذخيره)تا تاريخ 25/9/1389 نسبت به تكميل موجودي حساب خود تا سقف 000/850 تومان مهلت دارند.
نكته6:زمان دريافت مجوز خروج  از كشور  پسران  در بخش عتبات از تاريخ  10/8/1389 لغايت  15/8/1389 مي باشد.
نكته7:اسامي پذيرفته شدگان عمره دانشگاهيان آن دانشگاه به تفكيك پسران مجرد(اصلي و ذخيره)،متاهلين(اصلي و ذخيره) و اساتيد (اصلي و ذخيره) از طريق پست الكترونيكي به حضور ارسال گرديد.
و اما نكته مهم:  اعزام دانشجويان ذخيره براساس اولويت تحويل مدارك و تكميل موجودي و انصراف افراد اصلي از سفر خواهد بود، لذا خواهشمند است هنگام تحويل مدارك تمامي ذخيره ها تاريخ تكميل مدارك را روي پرونده آنها درج نماييد تا ترتيب اولويت در ذخيره ها بر اين اساس مشخص شود و خواهشمند است حتما به تمامي سهميه هاي ذخيره اعلام گردد كه اعزام آنها در صورت انصراف سهميه اصلي مي باشد.

دستورالعمل نحوه تكميل مدارك اساتيد(اعم از اصلي و ذخيره):

1-    اساتيد محترم تا تاريخ 9/8/89 با  مراجعه به سايت www.labbayk.com  نسبت به نهايي كردن ثبت نام عمره خود اقدام نمايند و كد ملي افراد برگزيده پس از نهايي كردن ثبت نام به صورت خودكار به بانك ملت ارسال مي گردد.
•    تذكر: لازم به ذكر است درصورتي كه حساب مورد نظر تا تاريخ فوق افتتاح نگردد به منزله انصراف زائر بوده و از زائرين ذخيره جايگزين مي شود.
•    تذكر: اساتيدي كه تقاضاي دريافت وام قرض الحسنه به مبلغ 000/000/6 ريال براي خود و همسر خود از بانك ملت دارند،پس از افتتاح حساب 000/500/2 ريالي مي توانند نسبت به دريافت وام با ارائه ضمانت هاي لازم بانكي براي خود و همسر اقدام نمايند.
اصل كارت حساب مورد نظر كه منقوش به عكس مكه و مدينه و خاص عمره دانشجويي است مي بايد به همراه مدارك تحويل گردد.درضمن قبل از تحويل حتما از آنها كپي گرفته و نزد خود نگهدارند.

•    تذكر: داشتن فرزند زير دو سال جزء ظرفيت كاروان محسوب نمي شود و نيازي به افتتاح حساب براي آن نمي باشد و قبل از اعزام، فيش نهايي تشرف كه معادل 10 درصد كل هزينه فرد بزرگسال است،توسط مدير كاروان در اختيار اساتيد جهت واريز نقدي به بانك قرار خواهد گرفت.لذا اساتيد حتما در هنگام نهايي كردن ثبت نام حتما مشخصات فرزند زير دو سال خود را وارد كرده و فرم مخصوص پر كردن اطلاعات فرزند زير دو سال را از سايت دانلود كنند.
•    تذكر: افتتاح حساب براي فرزند بالاي دو سال نيز مي بايست انجام گيرد.ضمنا به فرزند وام تعلق نمي گيرد.
2-    اصل كارت حساب مورد نظر كه منقوش به عكس مكه و مدينه و خاص عمره دانشجويي است مي بايد به همراه مدارك تحويل گردد.
3-    امكان واگذاري سهميه به ساير افراد خانواده مانند پدر،مادر و ساير بستگان و يا به اساتيد ديگر وجود ندارد.
4-    داشتن حكم كارگزيني هيئت علمي و ارائه كپي آن به عنوان يكي از مدارك الزامي است.و براي مدرسان دانشگاههاي پيام نور و علمي كاربردي داشتن حكم تدريس معتبر از دانشگاه مربوطه الزامي است.
5-    اساتيد نظامي نيز بايد گذرنامه خود را همراه ساير مدارك طبق زمانبندي اعلام شده تحويل نمايند و در غير اينصورت امكان اعزام وجود ندارد

« مدارك لازم براي اساتيد به شرح ذيل مي باشد: »

اساتيد  مدارك ذيل را حداكثرتا 1/10/88 مستقيما به شوراي هماهنگي استان تحويل دهند. درصورت تأخيردرتحويل مدارك از زائرين ذخيره جايگزين خواهد شد .و ايستگاه پروازي اساتيد تهران مي باشد.
1- اصل گذرنامه بين المللي كه حداقل تاپايان آبان سال 90اعتبارداشته باشد (استاد وهمراه) .
2- اصل کارت سپرده علی الحساب هزینه سفر( 000/500/2 ریالی ) برای هر نفر(استاد وهمراهان)  .
3- 4 قطعه عكس رنگی 4*6 عیناً عكس گذرنامه  (استاد وهمراهان) .
** توجه: عكس بايد عيناً عكس گذرنامه باشد. (ضمناً اسكن كردن عكس از روي گذرنامه بدليل عدم كيفيت مناسب قابل قبول نمي باشد. ) .
4- كپي ازتمام صفحات شناسنامه (استاد وهمراهان) .
5- كپي حكم كارگزيني هيئت علمي .
6- پرينت فرم ثبت نام نهایی درسايت .
7- فرم مخصوص فرزند زیر 2 سال (برای کسانی که فرزند زیر 2 سال دارند)
** اساتید ذخیره نیز مانند نفرات اصلی می بایست نسبت به تکمیل مدارک فوق و واریز هزینه سفر اقدام نمایند و در زمان کاروانبندی درصورت انصراف نفرات اصلی جایگزین خواهند گردید .

دستورالعمل نحوه تكميل مدارك دانشجويان پسر مجردي  ومتاهلين:

1-    دانشجو مي بايست نيمسال دوم89-88  دانشجو باشد
2-    تاريخ اعزام  از اسفندماه89 لغايت ارديبهشت 90 مي باشد و ايستگاه پروازي كرمانشاه.
3-    دانشجو بايد حتما تا تاريخ 9/8/89 به آدرس سايت لبيك مراجعه كرده و نسبت به نهايي كردن ثبت نام خود اقدام نمايد و روز بعد از نهايي كردن ثبت نام كدملي دانشجو جهت واريز حساب به بانك هاي ملت سراسر كشور معرفي مي گردد0
•    تذكر: دانشجويان عزيز مي توانند در صورت دارا بودن شرايط لازم مابه التفاوت هزينه سفر خود را (000/000/6 ريال) را از وام قرض الحسنه بانك ملت استفاده نمايند.
4-    برادراني كه داراي كارت پايان خدمت يا معافيت دائم از خدمت هستند(متاهلين و پسران مجردي) بايد شخصا به اداره گذرنامه مراجعه نمايند و نسبت به اخذ گذرنامه خود كه حداقل بايد تا آخر آبانماه سال 1390 اعتبار داشته باشد اقدام نمايند.
5-    برادراني كه از معافيت تحصيلي استفاده مي كنند(اعم از پسر مجرد و پسر متاهل) بايد تا تاريخ 10/9/89 فرم تاييديه معافيت تحصيلي و تعهدنامه محضري موجود در مدارك خود را به رابط دانشگاه تحويل داده و تا تاريخ 10/9/89  براي شوراي استاني جهت دريافت مجوز خروج از كشور، ارسال گردد.
تذكر : متولدين سال هاي 1370 و به بعد نيازي به درج شماره كلاسه در فرم تاييديه تحصيلي ندارند و بقيه دانشجويان حتما بايد شماره كلاسه در آن درج گرديده شده باشد و به تاييد دانشگاه محل تحصيل رسيده باشد در غير اين صورت مجوز خروج از كشور براي اين دسته از عزيزان صادر نمي گردد.
تذكر:  و به مداركي كه بعد از تاريخ تعيين شده ارسال گردد ترتيب اثر داده نخواهد شد.
تذكر : دانشجويان پسر مجرد و متاهل به محض دريافت مجوز خروج از كشور براي صدور گذرنامه و يا تمديد مهر خروج آن اول به اداره گذرنامه و سپس به پليس+10 مراجعه نمايند.
تذكر: مجوز صادره بر اساس استان محل تحصيل مي باشد و دانشجو بايد حتما از همان استان براي دريافت گذرنامه اقدام نمايد و در صورتي كه غير از استان محل تحصيل خود اقدام نمايند مجوز خروج از كشور وي باطل شده و امكان صدور المثني نمي باشد.
تذكر: دانشجويان توجيه شوند كه بعد از دريافت مجوز خروج از كشور از باز كردن پلمپ آن جداً خودداري نمايند و درصورت باز شدن پلمپ،مجوز صادر شده باطل و از درجه اعتبار ساقط مي گردد.
تذكر: دانشجويان پسري كه نظامي مي باشند بايد شخصا با دريافت نامه از حفاظت ارگان مربوطه اقدام به دريافت مجوز خروج از كشور نمايند و ستاد عمره هيچگونه مجوزي براي اين دسته از دانشجويان صادر نخواهد كرد.
6-    ايستگاه پروازي دانشجويان مجردي و متاهلين(دونفره و سه نفره)كرمانشاه مي باشد.
7-    انصراف از اعزام در هر مرحله منوط به پر كردن فرم شماره 5(انصراف از اعزام) بوده و پس از اعلام انصراف تحت هيچ شرايطي امكان اعزام دانشجو وجود  نخواهد داشت.
8-    دانشجويان ذخيره  نيز بايد مانند دانشجويان اصلي نسبت به تكميل مدارك خود اقدام نمايند و اعزام اين دسته از دانشجويان منوط بر انصراف زائران اصلي مي باشد. و هيچگونه ضمانتي براي اعزام صد در صد آنها نمي باشد.

« مدارك لازم براي دانشجويان پسر مجردي(اعم از اصلي و ذخيره):»

اين مدارك را دانشجويان با مراجعه به آدرس سايت لبيك و دانلود دفترچه مي توانند تهيه نمايند كه شامل:
1-اصل کارت سپرده گذاري بانك ملت ویژه ثبت نام عمره دانشجویی«کارت مذکور حتما توسط بانک مربوط پرفراژوممهور به مهر شعبه باشد .»
2-گواهی اشتغال به تحصیل«.گواهی اشتغال به تحصیل باید توسط معاونت آموزشی دانشگاه تایید ومهر شود»
3-تعهدمانه لیست انتظار (مخصوص دانشجویان ذخیره)
4- تاییدیه معافیت تحصیلی (مخصوص دانشجویان پسری که از معافیت تحصیلی استفاده می کنند«.این فرم باید توسط دانشگاه محل تحصیل تکمیل و مهر شده باشد در ضمن ذکر شماره کلاسه  الزامی می باشد.»
5-تعهدنامه محضری (مخصوص دانشجویان پسری که از معافیت تحصیلی استفاده می کنند
6-اصل گذر نامه بین المللی که حداقل تا پایان آبان ماه 1390 دارای اعتبار باشد«.از زمان تحویل گذر نامه تا پایان سفر امکان استرداد گذر نامه وجود ندارد.»
7- 4 قطعه عکس رنگی 4*6«.عکس باید دقیقا عکس گذرنامه دانشجو باشد،.اسکن کردن عکس از روی عکس گذرنامه مورد قبول نمی باشد»
8-کپی فرم ثبت نام نهایی در سایت لبیک

6-    متاهلين محترم تا تاريخ 9/8/89 با  مراجعه به سايت www.labbayk.com  نسبت به نهايي كردن ثبت نام عمره خود اقدام نمايند و كد ملي افراد برگزيده پس از نهايي كردن ثبت نام به صورت خودكار به بانك ملت ارسال مي گردد.
تذكر: اين مدارك را دانشجويان با مراجعه به آدرس سايت لبيك و دانلود دفترچه مي توانند تهيه نمايند كه شامل:
1- اصل کارت های سپرده گذاري ثبت نام عمره دانشجویی برای هر نفر«.کارت مذکور حتما توسط بانک مربوطه پرفراژوممهور به مهر شعبه باشد.»
2-گواهی اشتغال به تحصیل«گواهی اشتغال به تحصیل باید توسط معاونت آموزشی دانشگاه تایید ومهر شود»
3-تعهدمانه لیست انتظار (مخصوص دانشجویان ذخیره)
4- تاییدیه معافیت تحصیلی (مخصوص دانشجویان پسری که از معافیت تحصیلی استفاده می کنند«.این فرم باید توسط دانشگاه محل تحصیل تکمیل ومهر شده باشد در ضمن ذکر شماره کلاسه  الزامی می باشد.»
5-تعهدنامه محضری (مخصوص دانشجویان پسری که از معافیت تحصیلی استفاده می کنند )
6- اصل گذرنامه بین المللی زوجین که حداقل تا پایان آبان ماه 1390  دارای اعتبار باشد.(وگذرنامه فرزند برای متاهلین 3نفره )
تذكر: متاهلین 2نفره نیز در صورت داشتن فرزند زیر 2سال گذرنامه ایشان رانیز تحویل نمایند.
تذكر: در صورت مشترک بودن گذرنامه فقط یک گذر نامه ارسال شود
تذكر:.از زمان تحویل گذر نامه تا پایان سفر امکان استرداد گذر نامه وجود ندارد.
7-4قطعه عکس رنگی 4*6 براي دانشجو و همراهان«.عکس باید دقیقا عکس گذرنامه دانشجو باشد،.اسکن کردن عکس از روی عکس گذرنامه مورد قبول نمی باشد»
8- کپی صفحات اول عقدنامه
9-کپی تمام صفحات شناسنامه زوجین«دانشجو و همراهان»
10-کپی فرم ثبت نام نهایی در سایت لبیک

باتشکر
سید محمد طاهری
مسئول شورای هماهنگی عمره دانشگاهیان  استان لرستان